O e-mail é um método de comunicação já tradicional na grande maioria das empresas. É rápido, eficiente, transporta arquivos e, até certo ponto, se equipara aos aplicativos de mensagem instantânea.
Justamente por isso, há quem abra mão das opções mais modernas de enviar mensagens, fazendo questão de usar o correio eletrônico. Um dos principais motivos está na credibilidade que uma organização passa ao se comunicar com um e-mail profissional.
Embora os provedores gratuitos cumpram muito bem as funções para as quais foram criados, com o tempo é melhor contratar um serviço profissional, um endereço personalizado “@suaempresa.com.br”.
Este post quer mostrar o porquê é bom adotar o e-mail corporativo e como escolher o ideal. Confira!
Conheça as vantagens do e-mail corporativo
Quem contrata um provedor de e-mail empresarial experimenta diversos benefícios:
Padronização
Ao contratar o serviço de e-mail, é definido um formato padrão para os endereços. O básico é “colaborador@empresa.com.br”. Assim, não é preciso manter uma lista enorme de endereços e nem decorar os endereços de cada pessoa.
Credibilidade
Como já dito, usar os provedores gratuitos, além de possivelmente não atender mais às suas necessidades, é difícil de controlar e passa a impressão de amadorismo, falta de experiência e que não leva a sério a comunicação com os clientes.
Suporte
Ao contratar o provedor, você adquire junto todo um pacote de serviços. Um deles é o suporte. Problemas relacionados ao e-mail corporativo, como no servidor, por exemplo, têm menor chance de ocorrer. Mas, se acontecer, vai ser prontamente solucionado. Isto é diferente de usar um servidor público, sobre o qual não se tem controle.
Segurança
O provedor pode ajudar na questão segurança de duas maneiras: a primeira é quanto a malware. Já se sabe que o e-mail é uma porta de entrada para programas maliciosos. Então, quando o fornecedor do serviço usa conexões criptografadas, o risco de infecção diminui sensivelmente.
A segunda maneira é quanto à integridade dos dados. O backup das informações pode ser realizado com facilidade pelo provedor, garantindo que nada se perca.
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Escolha o seu provedor
Para decidir, é importante analisar alguns aspectos:
Adequação
Com base no tamanho e nas necessidades da sua empresa, escolha o provedor que oferece escalabilidade, permitindo o aumento ou a redução da capacidade de armazenamento e no número de endereços.
Ferramentas de segurança
Verifique se o provedor conta com recursos como filtros anti-spam e phishing, o que faz com que os colaboradores não percam tempo e nem fiquem sujeitos a ameaças, que trazem o risco de ataques virtuais ou destruição de dados.
Armazenamento
Hoje, armazenamento em nuvem é fundamental, pois é seguro e escalável. Portanto, não precisa haver preocupação quanto a espaço para guardar informações contidas em conversas, arquivos recebidos e enviados.
Usabilidade
O provedor precisa oferecer um sistema que seja dedutivo, autoexplicativo, e prático, para não perder tempo e se concentrar nas atividades mais essenciais.
Custo-benefício
Como qualquer serviço, os preços estão diretamente relacionados à qualidade. Procure fazer uma cotação entre diferentes provedores. Se encontrar um preço muito abaixo da média, provavelmente não entrega tudo o que você necessita, como ferramentas de segurança e suporte.
Estes são só alguns dos diversos benefícios que sua organização pode obter ao contratar um provedor de e-mail corporativo. Ao escolher seu provedor, procure indicações e prefira uma empresa já consolidada no mercado.
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