Ao escolher um provedor de e-mail para a sua empresa, existem cinco principais elementos que você precisa considerar. Desde segurança a estabilidade e flexibilidade, saiba quais são os recursos mais importantes para o seu serviço de e-mail antes de tomar uma decisão!
Segurança de dados
Segurança de dados é o elemento mais importante a considerar ao escolher um provedor de e-mails. Certifique-se de que seu provedor tenha medidas eficazes para proteger os dados da sua empresa, incluindo boas políticas de privacidade e criptografia de dados. O provedor de serviços deve oferecer backup automático dos e-mails antigos, bem como monitoramento protelado para prevenir vírus e outras ameaças à segurança de e-mail.
Tempo de atividade
Além da segurança, é importante garantir que o provedor de e-mail escolhido ofereça o melhor tempo de execução possível. Você deve verificar a estimativa de uptime do provedor para determinar a porcentagem de tempo em que seu serviço estará no ar. O objetivo ideal é encontrar um provedor com 99,9% disponibilidade. Isso lhe permitirá continuar produzindo, mesmo quando houver um problema temporário com os serviços fornecidos.
Suporte técnico e acessibilidade
Quando você seleciona um provedor de e-mail, deve considerar qual é o banco de suporte tecnico que eles oferecem. É importante ter acesso a profissionais qualificados que possam compreender as necessidades do usuário e resolver problemas rapidamente quando surgirem. Além disso, lembre-se de verificar se o provedor tem pontos de contato múltiplos, como chat online ou bilhetes de suporte para facilitar a comunicação.
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Preços e planos flexíveis
Os provedores diferentes oferecem preços e planos flexíveis para atender às necessidades da empresa. Trabalhe com um provedor que não só tenha preços razoáveis, mas também recursos como armazenamento de arquivos ilimitados, entrega automática de e-mails e outras funcionalidades básicas. É importante fazer uma pesquisa criteriosa para encontrar o plano certo com base no tipo e no tamanho da empresa, assim você terá certeza de que está pagando o valor justo por todos os recursos que receberá.
Estatísticas avançadas de utilização do e-mail
Um fator importante para considerar quando escolher o seu serviço de e-mail é a quantidade de recursos avançados para uso do e-mail. Às vezes necessitamos de estatísticas aprofundadas sobre as atividades de e-mail - como taxa de abertura, taxa de cliques ou outras métricas - que nos permitam tomar decisões informadas sobre as nossas campanhas. Pergunte ao seu provedor sobre os seus relatórios detalhados, incluindo históricos das estatísticas e gráficos avançados para visualizar dados complexos.
Configurações de segurança e autenticação de e-mails
Tão importante quanto escolher a melhor opção de provedor de e-mails para o seu negócio, é realizar as configurações avançadas de autenticação e segurança de e-mails. Ao implementar a autenticação de e-mails, você pode provar aos Provedores de Serviços de Internet (ISPs) que seus e-mails são legítimos e merecem um lugar nas caixas de entrada dos destinatários.
Ninguém gosta de spam. Os ISPs estão constantemente tentando reduzir a quantidade de spam que recebemos em nossas caixas de entrada. Eles fazem isso examinando a fonte do e-mail e verificando se ele é um remetente legítimo – ou um potencial spammer.
É aqui que entra a autenticação por e-mail. É um conjunto de métodos que o servidor receptor pode utilizar para verificar se a mensagem não é falsa.
Como parte desta verificação, o servidor verificará se a mensagem vem da pessoa especificada no campo “De“. Desta forma, a autenticação de e-mail pode evitar roubo de identidade e golpes de phishing, onde um e-mail parece vir de um domínio legítimo, mas é enviado por um terceiro malicioso.
Para implementar a verificação de identidade é necessário adicionar alguns registros ao servidor DNS do seu dominio, são eles:
DomainKeys Identified Mail (DKIM)
DomainKeys Identified Mail (DKIM) fornece uma chave pública única que está associada a uma chave privada. Esta assinatura DKIM é um cabeçalho adicionado à mensagem e protegido por criptografia.
Desta forma, o DKIM pode verificar se o e-mail vem de um remetente legítimo. Uma assinatura DKIM também pode impedir que hackers alterem um e-mail em trânsito como parte de um ataque machine-in-the-middle.
Estrutura da Política do Remetente (SPF – Sender Policy Framework)
O Sender Policy Framework (SPF) é um padrão de autenticação que verifica sua identidade como remetente de e-mail. Esta política compara o endereço IP do servidor de e-mail do remetente com uma lista de endereços IP que podem enviar e-mail daquele domínio. O registro do SPF é adicionado ao DNS do remetente.
Toda vez que um servidor recebe um e-mail, seu provedor usa o registro SPF para verificar o endereço IP do remetente. Supondo que este valor corresponda ao registro do SPF, o e-mail será entregue.
Relatório de Autenticação e Conformidade de Mensagens de Domínio (DMARC)
DMARC (Domain Message Authentication Reporting and Conformance) é uma política para lidar com e-mails que falham na autenticação SPF ou DKIM. Isto permite que você controle melhor seu sistema de autenticação de e-mail e proteja o destinatário contra ataques de phishing e falsificação.
Com DMARC, você pode dizer ao servidor de recebimento de e-mail como ele deve reagir quando recebe uma mensagem que parece vir do seu domínio, mas não atende aos requisitos de autenticação SPF ou DKIM.
Depois de escolher e configurar suas contas de e-mail e adicionar os protocolos de autenticação, sua empresa esta apta a enviar e-mails com maiores índices de entrega, evitando que suas mensagens vá para a pasta de SPAM e nunca sejam lidas.
