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4 considerações para adquirir um sistema de contabilidade em nuvem



Sua plataforma de contabilidade é muitas vezes o coração do portfólio de software da sua empresa. Escolher uma nova plataforma ou atualizar sua atual significa pensar muito sobre o futuro. Aqui estão quatro tendências que você não vai querer pular.

Mesmo para pequenas e médias empresas, a escolha de uma nova plataforma de contabilidade na nuvem ou a atualização de uma existente pode ser um exercício difícil, mais desafiador não apenas pela necessidade de atender aos requisitos imediatos da sua organização, mas também porque você precisa antecipar o futuro também. Para ajudar, aqui estão quatro tendências importantes sobre as quais você deve perguntar quando falar com fornecedores em potencial.

Primeiro, você vai querer saber se o software que você está navegando utiliza o aprendizado de máquina (ML). Então, se isso acontecer, como esse ML se traduz em assistência digital via inteligência artificial (IA)? Depois disso, a borracha realmente atende à estrada em que as duas primeiras tendências e todos os seus dados existentes se cruzam: ou seja, até que ponto o seu pacote prospectivo lida com a análise de dados? Finalmente, você vai querer saber como o seu software é extensível quando se trata de integrar seus dados com o de outros aplicativos de back-office, que pode ser qualquer coisa, desde marketing digital até seus sistemas de ponto de venda (PDV).

1. Aprendizado de Máquina (Machine Learn - ML)

Em seu nível mais básico, ML refere-se à capacidade de um sistema de software de modificar seus próprios algoritmos internos para melhorar o desempenho. Você sabe como o Facebook sabe quais amigos marcar quando você publica uma foto? Isso porque o Facebook tem coletado informações de todas as suas postagens marcadas anteriormente. Você já assistiu a um filme que a Netflix recomendou a você? A Netflix sabia recomendar esse filme com base nas suas seleções anteriores.

Agora, como isso se relaciona com o software de contabilidade? Bem, o ML ajuda a fazer coisas como classificar automaticamente as declarações de faturamento, recomendar códigos de conta e sugerir veiculações repetitivas de dados. Mais importante ainda, à medida que você continua a usar seu software e ao continuar aceitando ou rejeitando sugestões por seus algoritmos ML, mais inteligente se torna o software. Em vez de usar ML para receber recomendações e classificar informações, seu software começará a sugerir automações de fluxo de trabalho em várias etapas.

O aprendizado de máquina resultará em melhor tomada de decisão, isso também aumentará a produtividade e fornecerá controles mais rígidos e mais insights sobre os dados. O orçamento e a previsão de hoje se baseiam em olhar para trás em linhas de tendência longas, não em desenvolvimentos recentes e projeções futuras. Relatórios melhores resultam em melhores decisões.

Muitas das maiores empresas que usam softwares de contabilidade já estão empregando o ML em seus sistemas. Não demorará muito para que essa tecnologia se torne a norma até para a solução contábil da menor empresa.

Tal como acontece com muitas inovações de software de contabilidade e finanças, é provável que empresas maiores liderem na construção ou na exigência de soluções que incluam alguma forma de aprendizado de máquina. A partir daí, milhões de pequenas empresas podem herdar essas inovações à medida que se aplicam a suas necessidades / exigências. Mas proprietários de pequenas empresas são utilitários no que se refere a inovações tecnológicas contábeis. Em outras palavras, estão ocupados e sobrecarregados por recursos. tendem a adotar soluções que demonstrem um benefício tangível. Portanto, embora possa levar algum tempo para que o aprendizado de máquina goteje até o espaço PME, ele provavelmente proporcionará vantagens quantificáveis ​​quando isso acontecer.

2. Inteligência Artificial – IA (Artificial Intelligence - AI)

Antes de entrarmos em como a IA afetará o software de contabilidade para pequenas empresas, é importante distinguir entre ML e AI. Embora sejam semelhantes, ambos os termos são frequentemente usados ​​de forma intercambiável (e incorretamente). Aqui está a diferença básica entre os dois termos: Os sistemas ML usam a inteligência para melhorar o desempenho oferecendo recomendações e formas de simplificar os processos, enquanto os sistemas que utilizam AI dão autonomia ao software para realizar tarefas e tomar decisões sem supervisão humana. ML é Netflix fazendo recomendações de filmes; AI é um carro que te leva a trabalhar enquanto você tira um cochilo no banco de trás.

Ok, provavelmente você está se perguntando como um carro autônomo está relacionado à contabilidade de pequenas e médias empresas. Boa pergunta. Lembre-se na seção anterior quando mencionei que o ML recomendaria e sugeriria insumos? E se você confiasse no software para inserir dados sem exigir sua supervisão?

A inteligência artificial automatizará tarefas mundanas e não faltam tarefas mundanas. A AI fornecerá um nível infinito de velocidade e precisão, eliminando erros e erros humanos, resultando em melhor precisão.

Certas tarefas, como entrada e auditoria de despesas, resposta a perguntas básicas do cliente, avaliação e rejeição de empréstimos com base em avaliações automatizadas de risco, são apenas algumas das muitas maneiras úteis pelas quais a IA já está afetando as grandes empresas de contabilidade. Mas esse nível de automação logo chegará às ferramentas de contabilidade de todos os tamanhos.

A inteligência artificial abrirá software financeiro e contábil para um novo grupo de usuários que não precisam falar contabilidade para obter insights do sistema. Os fornecedores de software de contabilidade inteligente estão projetando sua interatividade de inteligência artificial com o conjunto correto de usuários em mente.

3. Dados e análises

Uma área-chave em que IA, ML e resmas de dados contábeis se cruzam é ​​a análise de negócios. E, embora você possa implantar uma ferramenta de terceiros, como o vencedor para ajudar a analisar todos esses conjuntos de dados díspares em insights úteis, você também deve examinar o que sua principal plataforma de contabilidade está fazendo. por conta própria a este respeito. Nos últimos anos, todos os tipos de aplicativos de negócios responsáveis ​​por gerar ou filtrar grandes conjuntos de dados têm explorado a análise de dados como um valor agregado central e a contabilidade não é uma exceção.

Pacotes de contabilidade estão se concentrando em várias áreas a este respeito, notavelmente auditoria e avaliação de risco, bem como a detecção de fraudes. Integrando fontes de dados adicionais de outros aplicativos no portfólio de sua organização, como dados de clientes do sistema CRM, dados de sensores de fabricação e dados de compras de sua cadeia de suprimentos e aplicativos de gerenciamento de inventário, as pessoas versadas em análise de dados podem fornecer insights mais profundos e níveis mais altos de visibilidade sobre como sua organização realmente funciona e ganha dinheiro.

Para as organizações sujeitas a regulamentações de conformidade, a tendência de usar a análise de dados para identificar fraudes pode economizar muito dinheiro para as empresas, ao mesmo tempo em que recupera os relacionamentos de clientes e parceiros ameaçados. Os avanços na visualização de dados e a capacidade de unir dados de fontes alternativas permitem que alguns aplicativos de contabilidade identifiquem até mesmo os problemas mais sutis e determinem se a fraude pode ser um fator.

4. Integrações e extensões

Qualquer pessoa que tenha usado software de negócios baseado em nuvem compreende a importância de vincular conjuntos de dados de uma ferramenta a outra. Por exemplo, seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e de automação de marketing pode vir de diferentes fornecedores, mas os conjuntos de dados distintos em cada ferramenta são relevantes para os usuários de ambos os sistemas. Como resultado, ser capaz de extrair dados de um sistema para outro ou vincular fluxos de trabalho em ambos os sistemas sem um fundo profundo de tecnologia, tornará sua vida mais fácil e seu trabalho muito mais inteligente.

Ferramentas como o IFTTTFree na iTunes Store e o Zapier não apenas trazem sistemas diferentes juntos, eles permitem que você automatize fluxos de trabalho complexos em vários sistemas - e eles permitem que você faça isso com o mínimo de experiência tecnológica. Um excelente exemplo do que você pode conseguir comprando um sistema de contabilidade que pode ser vinculado a uma dessas ferramentas conectoras é o seguinte: Quando uma nova transação é registrada em seu sistema, o workflow cria uma fatura no Zoho Invoice, publica uma notificação no Slack, cria uma linha de dados em uma planilha do Google, envia um e-mail para colegas de trabalho relevantes e programa um pagamento futuro. Você entendeu a ideia?

Flexibilidade para ferramentas de contabilidade é primordial. Até mesmo os consumidores que optaram por suítes provavelmente implantam muitas soluções. Soluções de contabilidade são projetadas antecipando o acesso a mais do que apenas informações contábeis padrão e são projetadas para fazer parte dos processos de negócios da empresa. Conectar todos esses sistemas não apenas um conjunto de dados mais rico do qual obter insights, também reduzirá a latência de dados.

Avalie bem todas as possibilidades antes de mudar.

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