Como o proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente já teve o pensamento de terceirizar algum aspecto do seu negócio. Os benefícios da terceirização parecem óbvios, promovidos por especialistas em inúmeras indústrias como a resposta para reduzir custos para funções de negócios que vão desde tecnologia da informação até a contabilidade, marketing e recursos humanos; parece possível que você possa dirigir uma empresa inteira sem nunca contratar um único funcionário.
Mas há mais para terceirização do que a linha de fundo? Quais são as outras razões pelas quais as empresas escolhem essa rota? E quanto as ramificações para aspectos do seu negócio que não são tão facilmente quantificados?
Neste artigo, discutiremos os 3 R's de terceirização: Razões, Riscos e Recompensas, especificamente no que diz respeito à tecnologia da informação (TI). E, como um bônus, forneceremos algumas dicas para ajudá-lo a gerenciar relacionamentos bem-sucedidos com seus provedores de serviços de TI (sejam funcionários de tempo integral ou terceirizados).
As razões
De acordo com o Outsourcing Institute's Outsourcing Index 2000, existem muitas razões pelas quais as empresas terceirizam. Aqui estão alguns dos principais motivos:
Reduzir e controlar os custos operacionais
Quando você terceiriza, você elimina os custos associados à contratação de um funcionário, como supervisão da administração, treinamento, seguro de saúde, impostos sobre o emprego, planos de aposentadoria etc.
Melhore o foco da empresa
Não é prático, nem é possível ser um expert de todas as áreas. A terceirização permite que você se concentre em suas competências essenciais, enquanto outra empresa se concentra na sua TI.
Obtenha acesso a capacidades excepcionais
Seu retorno sobre o investimento é muito maior quando você terceiriza a tecnologia da informação para uma empresa que se especializa nas áreas que você precisa. Em vez de apenas o conhecimento de uma pessoa, você se beneficia da experiência coletiva de uma equipe de profissionais de TI. As empresas de TI terceirizadas geralmente exigem que sua equipe de TI tenha treinamento e certificações apropriadas para o setor.
Recursos internos gratuitos para outros fins
Você pode ter alguém em seu escritório que é muito bom com computadores ou contabilidade, mas provavelmente esses não foram os empregos que ele ou ela foi contratado para fazer. Se eles estão gastando tempo cuidando dessas coisas, quem está fazendo o que eles foram contratados para fazer? A terceirização permite que você mantenha os funcionários para o seu maior e melhor uso, em vez de perder seu tempo em coisas que podem demorar mais do que alguém que é treinado nessas áreas específicas.
Os recursos não estão disponíveis internamente
Por outro lado, talvez você não tenha ninguém em sua empresa que possa gerenciar suas necessidades de TI e contratar um novo funcionário não está no orçamento. A terceirização pode ser uma alternativa viável, tanto para o intercâmbio quanto para o longo prazo.
Maximize os benefícios da reestruturação
Quando você está reestruturando sua empresa para melhorar os custos, a qualidade, o serviço ou a velocidade, suas funções comerciais não essenciais podem ser afastadas. Eles ainda precisam ser tratados, no entanto, e a terceirização é uma ótima maneira de fazer isso. Não sabote seus esforços de reestruturação ao não manter as necessidades não essenciais.
Função difícil de gerenciar ou fora de controle
Este é definitivamente um cenário quando a terceirização para especialistas pode fazer uma grande diferença. Mas não cometa o erro de pensar, você pode esquecer o problema agora que está sendo "manipulado". Você ainda precisa estar envolvido mesmo após o controle ser recuperado.
Disponibilize fundos de capital
Ao terceirizar funções de negócios não essenciais, você pode gastar seus fundos de capital em itens que estão diretamente relacionados ao seu produto ou seus clientes.
Reduzir o risco
Manter a tecnologia necessária para gerir o seu negócio é caro e demorado. Como os provedores de TI terceirizados, profissionais trabalham com vários clientes e precisam continuar as melhores práticas da indústria, eles normalmente sabem o que é certo e o que não é. Esse tipo de conhecimento e experiência reduzem drasticamente seu risco de implementar uma decisão equivocada e onerosa.
Os riscos
Sempre que você atribuir a outra pessoa responsabilidade por um aspecto do seu negócio, seja um novo contrato a tempo inteiro ou um fornecedor externo, há riscos envolvidos. Eu recrutei a pessoa certa para fazer o trabalho? Será que eles farão o que deveriam fazer? Como eles "se encaixam" com funcionários ou departamentos existentes? Estas são as perguntas que agrupa os proprietários de pequenas empresas ao entregar os reinícios a um novo empregado ou vendedor.
De acordo com Yvonne Lederer Anotucci em seu artigo “The Pros and Cons of IT Outsourcing" (Os prós e contras da terceirização de TI), os empresários que consideram a terceirização de funções de TI precisam estar cientes dos seguintes riscos:
Algumas funções de TI não são facilmente terceirizadas. A TI afeta toda uma organização; das simples tarefas que os funcionários fazem todos os dias aos complexos aspectos automatizados. Certifique-se de que o fornecedor externo esteja qualificado para cuidar das suas maiores necessidades.
O controle pode ser perdido
Os críticos argumentam que um fornecedor externo nunca será tão eficaz como um funcionário de tempo integral que está sob a mesma administração que outros funcionários. Outras preocupações incluem a confidencialidade dos dados e a recuperação de desastres. No entanto, um supervisor experiente no gerenciamento de um membro da equipe de TI geralmente será necessário.
O moral do empregado pode ser afetado
Isto é particularmente verdade se você vai demitir empregados para substituir suas funções de trabalho por uma empresa terceirizada. Outros funcionários podem se perguntar se seu trabalho também está em risco.
Você pode ficar "preso"
Se o fornecedor não documentar o seu trabalho em sua rede e sistemas, ou se você teve que comprar seu software proprietário, você pode sentir que não pode ir a outro lado ou retirar sua rede. Muitas empresas terceirizadas exigem que você assine um contrato ano a ano, o que limita a flexibilidade.
A maioria desses riscos pode ser evitada por completo se você souber o que procurar em um fornecedor e fazer as perguntas certas. Perguntando-se sobre como o seu fornecedor de serviços de TI atual ou futuro se acumulam? Faça o teste do Ranking do provedor de suporte do serviço de computador corporativo em: www.corpcomputerservices.com/computer-support-quiz.php (Site em inglês). Essas perguntas irão levá-lo a pensar sobre o que perguntar e o que procurar, quer queira contratar um profissional de TI em tempo integral na equipe, ou terceirizar para um provedor de suporte.
As recompensas
Ainda não tem certeza de terceirizar ou não? De acordo com a Anotucci, que forneceu a lista dos riscos descritos acima, há muitas recompensas que você pode esperar quando você terceirizar as funções de TI da sua empresa também:
Acesso às mais recentes e melhores tecnologias
Você pode ter percebido a rapidez com que o software e o hardware se tornaram obsoletos neste setor. Como uma pessoa da equipe vai manter-se atualizada com tudo? A terceirização oferece o benefício de ter mais do que apenas um profissional de TI. E uma vez que é a competência central da empresa, eles podem dar-lhe bons conselhos para que seus R$ de TI funcionem para você.
Poupança de custos
A terceirização de seus serviços de TI fornece benefícios financeiros, como despesas gerais, opções de compra e leasing em massa para hardware e software e licenças de software, bem como o potencial cumprimento das normas governamentais.
Alta qualidade da equipe
Uma vez que é a sua principal competência, os fornecedores de TI terceirizados procuram contratar pessoal com qualificações e certificações específicas. Você pode não saber o que procurar se você contratar alguém para estar na equipe em tempo integral, então você pode contratar a pessoa errada para o trabalho.
Flexibilidade
Os fornecedores têm vários recursos disponíveis para eles, enquanto a equipe interna pode ter recursos e recursos limitados.
Segurança no emprego e redução de burnout para funcionários regulares
O uso de uma empresa terceirizada de TI remove o fardo de sua equipe que assumiu mais do que ele ou ela foi contratada porque "alguém precisa fazê-lo". Você estabelecerá um relacionamento melhor com seus funcionários quando você os deixar fazer o que eles fazem melhor e o que eles foram contratados para fazer.
Conclusão
Agora que você viu os riscos e recompensas associados à terceirização da função de TI do seu negócio, há muito a pensar. Se você optar por terceirizar ou contratar internamente, uma coisa é certa, você deve saber como gerenciar relações de trabalho bem-sucedidas com seus provedores de serviços de TI. Vamos encarar, eles nem sempre são as pessoas mais fáceis do mundo para entender e lidar, certo? Aqui estão algumas dicas:
Forme e comunique claramente as metas e objetivos do seu projeto ou relacionamento comercial.
Tenha uma visão estratégica e planeje seu projeto ou relacionamento.
Selecione o fornecedor certo ou novo contrato através de pesquisas e referências.
Insista em um contrato ou plano que inclua todas as expectativas do relacionamento, especialmente o aspecto financeiro.
Mantenha a comunicação aberta com todos os indivíduos / grupos afetados.
Suporte de reunião e envolvimento dos decisores envolvidos.
Veja os benefícios da terceirização de sua TI para ICMP Consultoria em TI.
Sobre a ICMP Consultoria em TI.
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